EventPlanixInformativa sulla protezione dei dati
Questa informativa spiega quali dati personali vengono trattati quando visiti il sito eventplanix.ch, quando compili uno dei moduli pubblici della piattaforma EventPlanix (richiesta a una struttura, accettazione di un'offerta, questionario di soddisfazione, proposta di un'agenzia) e quando usi la piattaforma con un account. Si basa sulla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, per le persone che si trovano nell'Unione europea, sul Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Chi è responsabile dei tuoi dati
EventPlanix è una piattaforma gestita da:
Stagend SA
Via G. e F. Ciani 14
6900 Lugano
Svizzera
Email: [email protected]
I ruoli cambiano a seconda di dove inserisci i dati:
- Sito eventplanix.ch e modulo di contatto: Stagend SA è titolare del trattamento.
- Moduli pubblici di una struttura (richiesta di preventivo, accettazione di un'offerta, questionario dopo l'evento): titolare è la STRUTTURA (hotel, centro eventi, sede) che riceve la tua richiesta e ti fa l'offerta. Stagend SA tratta i dati per suo conto come responsabile del trattamento, sulla base di un contratto di trattamento dati.
- Richieste inoltrate da un'agenzia a più strutture: l'agenzia è titolare dei dati del suo cliente; ogni struttura destinataria lo è per la pratica che apre.
- Account di strutture, agenzie ed enti turistici: Stagend SA è titolare per i dati dell'account e dell'uso della piattaforma.
Cosa fa EventPlanix e cosa fa la struttura
Per i dati dei moduli pubblici la divisione delle competenze è questa.
La struttura (titolare): decide perché e come usare i tuoi dati, ti risponde, prepara offerte e documenti, conserva la pratica secondo i propri obblighi, risponde alle tue richieste sui dati (accesso, rettifica, cancellazione) ed è il tuo interlocutore per qualsiasi domanda sull'evento.
Stagend SA (responsabile del trattamento): ospita i dati in Svizzera, invia per conto della struttura le email collegate alla pratica (conferme, offerte, promemoria, questionario), garantisce la sicurezza tecnica, non usa i tuoi dati per scopi propri né li cede a terzi, assiste la struttura nell'esaudire le tue richieste e cancella o restituisce i dati alla fine del contratto con la struttura.
Se una struttura pubblica una propria informativa, la trovi linkata accanto a questa nei suoi moduli: per la sua parte fa fede quella.
Visita del sito eventplanix.ch
Il sito è ospitato da Infomaniak Network SA in Svizzera. Il traffico passa dalla rete di Cloudflare, Inc. (USA), che protegge il sito dagli attacchi e lo rende più veloce.
A ogni visita vengono registrati automaticamente dati tecnici: indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, browser e sistema operativo, pagina di provenienza. Servono solo a far funzionare il sito e alla sua sicurezza; i log vengono cancellati dopo un periodo limitato. Base giuridica per il GDPR: legittimo interesse a un sito sicuro e funzionante (art. 6 par. 1 lett. f).
Il sito non usa cookie, statistiche o tracciamento, né pubblicità. La lingua scelta col selettore resta solo nel tuo browser (localStorage).
Modulo di contatto del sito
Quando ci scrivi trattiamo nome, struttura o azienda, email, telefono (facoltativo), messaggio e lingua della pagina. Il modulo li invia al nostro server (app.eventplanix.ch, presso Infomaniak in Svizzera), che non li registra in una banca dati ma li inoltra per email alla casella [email protected], anch'essa presso Infomaniak, tramite il servizio Mandrill di The Rocket Science Group LLC (Mailchimp, USA). Registriamo la data e la versione delle condizioni accettate e, per la protezione dagli invii ripetuti, l'indirizzo IP per un tempo limitato.
Il modulo è protetto da Cloudflare Turnstile, un servizio di Cloudflare, Inc. (USA) che verifica che l'invio arrivi da una persona; per farlo elabora dati tecnici del browser e del dispositivo, incluso l'indirizzo IP. Turnstile non serve a scopi pubblicitari. Informazioni: cloudflare.com/privacypolicy.
Usiamo questi dati solo per risponderti ed eventualmente organizzare una demo. Base giuridica per il GDPR: misure precontrattuali su tua richiesta e legittimo interesse a rispondere (art. 6 par. 1 lett. b e f).
Moduli pubblici della piattaforma
Richiesta a una struttura: nome, email, telefono, azienda, lingua e i dettagli dell'evento che indichi (date, partecipanti, tipo di evento, messaggio). Finalità: gestire la richiesta e prepararti un'offerta. Base giuridica: misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6 par. 1 lett. b GDPR).
Accettazione o rifiuto di un'offerta: la tua decisione, il nome di chi accetta, l'eventuale indirizzo di fatturazione, le risposte ai punti da confermare, la data e l'indirizzo IP al momento dell'accettazione, che valgono come firma elettronica semplice. Finalità: concludere ed eseguire il contratto con la struttura (art. 6 par. 1 lett. b GDPR).
Questionario dopo l'evento: voto e commento facoltativo, collegati all'evento. Finalità: qualità del servizio della struttura; legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR); puoi semplicemente non rispondere.
Proposta condivisa da un'agenzia: la pagina è di sola lettura e non raccoglie dati; vengono registrati solo i log tecnici descritti sopra.
In ogni modulo che invia dati ti chiediamo di accettare le condizioni d'uso e di prendere visione di questa informativa: registriamo data, versione del testo e indirizzo IP dell'accettazione. Non ti chiediamo un consenso al trattamento, perché non serve: i dati sono necessari per ciò che stai chiedendo. Non usiamo i tuoi dati per marketing e non li cediamo a terzi.
Utenti con account (strutture, agenzie, enti turistici)
Per chi usa la piattaforma con un account trattiamo nome, email, lingua, organizzazione di appartenenza, ruolo e livello di accesso, oltre ai dati tecnici di sessione e ai log delle azioni necessari alla sicurezza e alla tracciabilità (ad esempio chi ha inviato un'offerta o preso in carico un ordine di servizio). L'accesso avviene con link monouso via email, senza password.
Finalità: fornire il servizio previsto dal contratto con l'organizzazione, sicurezza, assistenza, fatturazione. Base giuridica: contratto e legittimo interesse. I dati operativi che l'organizzazione inserisce sui propri clienti restano di sua titolarità (vedi sopra).
Statistiche di destinazione
Gli enti turistici collegati alla piattaforma (ad esempio il convention bureau della destinazione) vedono soltanto dati aggregati e anonimi: numero di eventi, partecipanti, pernottamenti stimati, per periodo, tipo e regione. Ogni valore è mostrato solo se contribuiscono abbastanza strutture distinte, così nessuna singola struttura, azienda o persona è identificabile. Le agenzie possono registrare a questo scopo i propri eventi con dati statistici, senza nominativi dei partecipanti.
Fornitori e trasferimento di dati all'estero
Ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto, vincolati da contratto:
- Infomaniak Network SA, Ginevra (Svizzera): hosting della piattaforma, del sito e delle caselle email, backup.
- The Rocket Science Group LLC (Mandrill / Mailchimp, USA): invio delle email di sistema e delle email ai clienti per conto delle strutture che non usano un proprio server di posta.
- Cloudflare, Inc. (USA): protezione e velocizzazione del sito eventplanix.ch e verifica anti-spam del modulo di contatto.
- Anthropic, PBC (USA): funzioni di assistenza con intelligenza artificiale (estrazione dei dati di una richiesta da un'email incollata, traduzione dei documenti per il cliente) usate SOLO se la struttura le attiva e solo sul testo che l'utente della struttura sceglie di elaborare; i dati non vengono usati per addestrare modelli.
- Stagend SA (Svizzera): catalogo di esperienze e fornitori; quando una struttura chiede la disponibilità di una proposta, i dati essenziali dell'evento (date, luogo, numero di partecipanti) vengono trasmessi a Stagend.
Mandrill, Cloudflare e Anthropic possono trattare dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate: certificazione al Data Privacy Framework Svizzera-USA e UE-USA oppure clausole contrattuali standard.
Oltre a questi fornitori, comunichiamo dati a terzi solo se la legge lo prevede. Le strutture possono a loro volta usare un proprio server di posta (in tal caso l'invio delle email passa dal loro fornitore).
Cookie e memorizzazione locale
La piattaforma usa solo cookie tecnici necessari: il cookie di sessione dopo l'accesso, il cookie della lingua e preferenze di visualizzazione salvate nel browser (ad esempio la densità del calendario). Per chi usa la piattaforma è disponibile una copia offline in sola lettura di alcune pagine, salvata nel browser del dispositivo. Nessun cookie di tracciamento o pubblicità; per questo non è necessario un banner di consenso.
Per quanto tempo conserviamo i dati
- Richieste e offerte: per la durata del rapporto con la struttura e in seguito secondo i suoi obblighi; i documenti con rilevanza contabile (offerte accettate, fatture) per 10 anni come richiede il diritto svizzero.
- Richieste non concluse: chiuse automaticamente dopo 60 giorni senza risposta e archiviate; la struttura può cancellarle o anonimizzarle su richiesta.
- Questionari di soddisfazione: 3 anni.
- Corrispondenza del modulo di contatto del sito: finché serve a gestirla.
- Account: finché l'organizzazione ha un contratto attivo, poi cancellazione entro 12 mesi salvo obblighi legali.
- Log tecnici: 90 giorni. Backup: 30 giorni, poi sovrascritti.
Le durate sono dichiarate qui; la cancellazione avviene su richiesta della struttura o al termine del contratto.
Sicurezza
Dati e backup sono ospitati in Svizzera. Il traffico è cifrato (TLS), l'accesso alla piattaforma avviene tramite link monouso via email, i dati di ogni organizzazione sono separati e i livelli di accesso limitano ciò che ogni utente vede. Gli allegati e le immagini sono conservati nella banca dati e serviti solo agli aventi diritto.
I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento quali dati vengono trattati su di te, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento e la consegna in un formato leggibile; puoi anche opporti al trattamento. Per i dati inseriti nei moduli di una struttura rivolgiti alla struttura (titolare): trovi i suoi recapiti nell'offerta o nel modulo. Per il sito e gli account, o se non sai a chi rivolgerti, scrivi a [email protected]: ti aiutiamo noi o inoltriamo la richiesta.
Hai inoltre il diritto di presentare reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) oppure, se risiedi nell'Unione europea, all'autorità di controllo del tuo Paese.
Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano la piattaforma, i fornitori o la legge. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina; le accettazioni registrate riportano la versione in vigore al momento.
Ultimo aggiornamento: 25 settembre 2026